Jeśli prowadzimy magazyn, czyli składujmy towary lub nimi handlujemy, musimy kupić program magazynowy, by zachować niezbędny porządek w dokumentacji. Wybór oprogramowania jest duży, a w ofercie producentów znajdziemy zarówno klasyczne programy desktopowe, jak i nowoczesne aplikacje sieciowe uruchamiane w przeglądarce internetowej.
Czym jest magazyn? Po co nam program magazynowy?
Większość z nas magazyn kojarzy z halą, budynkiem lub pomieszczeniem, w którym przechowuje się towary, które następnie się sprzedaje. Rozumienie z punktu widzenia podatkowego nie jest właściwe, gdyż na potrzeby raportów dla Urzędu Skarbowego magazyn definiuje się jako ewidencję aktywów obrotowych, natomiast plik JPK_MAG to jej obraz rozszerzony o pewne informacje. Jednolity Plik Kontrolny (JPK) to siedem różnych struktur, a jedną z nich jest struktura magazynowa, czyli JPK_MAG. Magazyn – pojęcie księgowo-podatkowe, zostało utożsamione z magazynem rozumianym jako budynek lub pomieszczenie, ale jest to błędne podejście, gdyż magazyn powinien być pojmowany w znaczeniu księgowym, czyli rachunkowym. Zbiór danych wymaganych przez strukturę JPK_MAG odpowiada danym księgowym, które są przechowywane w systemach źródłowych. Oznacza to, że należy mieć program magazynowy, który będzie ewidencjonował każdy obrót – magazyn jest bowiem ewidencją aktywów obrotowych, natomiast plik JPK to obraz tej ewidencji, rozszerzony o dodatkowe informacje wynikające z przepływu poszczególnych towarów przez dane przedsiębiorstwo. Należy więc oddzielić zakres znaczeniowy pojęcia samego magazynu, którym jest ewidencja, od budynku czy wydzielonego pomieszczenia.
Jakie program magazynowy wybrać?
Wiele typów oprogramowania dla firm można kupować w zestawach, co pozwala obniżyć koszty zakupu. Wraz z programem magazynowym można pobrać oprogramowanie, które umożliwia wystawianie wszystkich rodzajów faktur i rachunków, w tym dokumentów pro forma, faktur krajowych, eksportowych, zaliczkowych, VAT-UE i VAT-marża. Dla osób prowadzących jednoosobową działalność przeznaczony jest program, w którym można prowadzić gospodarkę magazynową z opcją definiowania do sześciu cen sprzedaży każdego z towarów lub usług. Moduł ten pozwala na śledzenie stanów magazynowych, przeglądanie historii przyjęć i wydań oraz wykonanie spisu z natury, aby stwierdzić, czy mamy braki czy nadwyżki w magazynie, co w dużym stopniu ułatwia pracę i pozwala na kontrolowanie stanów magazynowych. Program automatycznie wyliczy należny podatek dochodowy i wygeneruje odpowiednie deklaracje. Ma wbudowane rejestry sprzedaży i zakupów VAT, moduł fakturowania z opcją wystawiania dokumentów sprzedaży w języku angielskim i niemieckim oraz narzędzia do rejestrowania przebiegu pojazdów i wyposażenia firmy. W programie można też stworzyć wzór planu kont, który umożliwia segregowanie dokumentów kosztowych oraz sprzedażowych.
Oprogramowanie przydatne do sprawdzania stanów magazynowych działa na dowolnym komputerze w biurze i możemy z niego swobodnie korzystać. Zainstalujmy program magazynowy, by sprawnie prowadzić działalność.