Prowadzenie firmy to długofalowy wysiłek, wymagający prowadzenia skoordynowanych działań i korzystania ze specjalistycznych narzędzi. Do tych należy m.in. profesjonalne oprogramowanie. Przekonajmy się, który typy programów dla małych i większych biznesów cieszą się największą popularnością.
Firma on-line i off-line
Czasy ręcznego wypełniania formularzy podatkowych (na szczęście) dawno już minęły. Współczesny przedsiębiorca ma do swojej dyspozycji szeroką gamę produktów i narzędzi, mających z założenia usprawnić działanie firmy (niezależnie od typu prowadzonej działalności). Większość programów pozwala na skoordynowanie działań on-line (działania marketingowe, przesyłanie formularzy podatkowych, kontakt z dostawcami) i off-line (nadzór nad logistyką, bezpośredni kontakt z klientem). Trudno też wyobrazić sobie funkcjonowanie dużego przedsiębiorstwa bez scentralizowanego systemu danych, programu magazynowego czy systemu księgowości. Sprawdźmy, bez którego typu oprogramowania firmom byłoby trudno funkcjonować.
5 typów oprogramowania, niezbędnego do prowadzenia firmy
Niezależnie od tego, czy mamy do czynienia z przedsiębiorstwem rodzinnym, czy z korporacją, w każdej firmie przyda się 5 podstawowych typów oprogramowania:
- Pakiet biurowy – czyli podstawowy edytor tekstu (tworzenie plików w formacie doc. lub pdf), arkusz kalkulacyjny, program do obsługi poczty, plus ewentualnie – program do przygotowywania raportów i firmowych prezentacji. W tej roli od lat doskonale spisuje się popularny pakiet Microsoft Office, chociaż z roku na rok rośnie liczna oprogramowania konkurencyjnego.
- Programy do księgowości – czyli złożone oprogramowanie do prowadzenia pełnej lub uproszczonej księgowości w firmie. Większość z nich obsługuje prowadzenie księgi przychodów i rozchodów, umożliwia automatyczne sporządzanie formularzy podatkowych i pozwala na sporządzanie raportów sprzedaży.
- CRM – programy pozwalające w dużym uproszczeniu na koordynację działań kontaktowych, związanych z kontrahentami i klientami firmy.
- Program magazynowy – umożliwia sprawne prowadzenie gospodarki magazynowej w małych i dużych firmach oraz w sklepach internetowych (nadzór nad aktualnym stanem magazynu, zestawienie obrotów, zestawienie zapasów itp.)
- Programy do fakturowania – bezpłatne lub komercyjne oprogramowanie wspomagające wystawianie różnego typu faktur.
Czym kierować się podczas zakupu oprogramowania?
Na rynku istnieje ogromna ilość mniej lub bardziej profesjonalnych programów, wspierających działalność biznesową. Przed zakupem oprogramowania warto zapoznać się z opiniami użytkowników (najlepiej, jeśli są nimi przedsiębiorcy, czynnie korzystający z danego programu). Dobrym rozwiązaniem może być przetestowanie darmowych wersji najpopularniejszych typów oprogramowania dla firm (fakturowanie, programy magazynowe, CRM). Najpewniejszym może okazać się zakup produktu markowego, istniejącego na rynku od dłuższego czasu i cieszącego się niezmiennym zainteresowaniem klientów biznesowych.